Probablemente ya hayas desfilado para reflexionar sobre tu rutina que sería increíble que el día tuviera más de 24 horas, ¿verdad? Por lo tanto, podría realizar todas las tareas pendientes y aún así encontrar un período libre para usted en medio de ellas. Sin embargo, dado que no es tan fácil cambiar las convenciones cronológicas, una ayuda de herramientas de gestión del tiempo puede ser suficiente para que te organices.
Ya sea en el trabajo, en los estudios, en la práctica de ejercicios físicos o en las actividades más comunes de la vida cotidiana, tener el tiempo bien dividido le provoca, de hecho, ingresos.
Desde hoy en día existe una amplia gama de tecnologías y métodos dirigidos a productividad y optimización, ¿qué tal saber más sobre algunos de ellos para seguirlos e implementarlos en tu vida? ¡Sigue el artículo!
1. Todoist
A veces es tanto lo que pasa por tu mente que es difícil controlar todo el flujo de actividades y obligaciones a cumplir, ¿verdad? Si eres de los que ya desayunan preocupado por lo que tendrás que resolver al final del día, una buena idea es hacer uso de la Todoist.
Disponible para smartphones con sistemas operativos Android e iOS, esta app te permite compilar para resolver a lleat: en texto, imagen, audio o cualquier otro formato que prefieras.
Integrado con otras herramientas como Drive, Dropbox y Amazon Alexa, facilita la revisión de todo lo que hay que hacer a lo largo de la semana. Para mejorar, ¡la aplicación es gratuita!
2. Wunderlist
¿Estás planeando algo grande en la vida? ¿O tienes un pequeño proyecto al que no has podido dedicarte por falta de organización? Otro excelente consejo entre las herramientas de gestión del tiempo es el Wunderlist.
Aplicable a proyectos personales, como la gestión de rutina o la planificación de viajes, y profesionales, como trabajar con un nuevo cliente, permite la creación de recordatorios y permite compartir y colaborar tareas, agregar comentarios y más.
Gratis, se puede utilizar en iPhone, iPad, Android, Windows, Mac y en el propio Internet.
3. Método GTD
Aquí, no hablamos de una aplicación, sino de una metodología que tiene todo el potencial para ayudarlo a poner su vida en orden.
Creado por David Allen, el acrónimo significa «Getting Things Done». Así, al reducir sensaciones como la ansiedad y el estrés, el método GTD consiste en:
- recopilar: notas de todas las actividades y proyectos pendientes a los que desea dedicarse;
- proceso: definir cuáles son las tareas prioritarias y agilizar la resolución de las que se pueden realizar en hasta dos minutos;
- organizar: establecer listas que segmenten cada actividad según el ámbito al que pertenezcan, por ejemplo, listas de trabajo y estudios;
- revisión: evaluar, aproximadamente una vez a la semana, si las prioridades y necesidades de resolución de tareas siguen siendo las mismas;
- hacer: poner en práctica todo lo que se ha añadido a su agenda y debidamente organizado.
Si bien es una metodología, también puede contar con la ayuda de las aplicaciones GTD, desde un simple cuaderno en su computadora o en su teléfono. Incluso se puede utilizar con otras herramientas de gestión del tiempo que hemos enumerado en este artículo.
4. Hubstaff
Si estás buscando una herramienta para optimizar el tiempo de tu equipo en el lugar de trabajo, un gran consejo es la aplicación Hubstaff.
Enfocado a controlar las horas invertidas en cada tarea del equipo, crea informes de productividad, hace monitoreo GPS de cada empleado y permite la programación de tareas y compartir en tiempo real hojas de cálculo, visibles desde cualquier dispositivo.
Con una prueba gratuita de 14 días, Hubstaff agrega funcionalidad dependiendo del plan contratado por la compañía, lo que puede compensar mucho, especialmente para medianas y grandes empresas.
5. RescueTime
¿No te deja la sensación de necesitar más tiempo? Así que es hora de apostar por el uso de aplicaciones como RescueTime. Con informes detallados de su navegación, tanto en teléfonos inteligentes como en computadoras, revela la verdad sobre el tiempo que pasa en cada sitio web o aplicación.
¿Conoces esas horas que parecen pequeñas cosas en Instagram, Facebook u otra red social? La app es una gran aliada para evaluarlos críticamente y ser capaz de controlar mejor este tiempo con el fin de distribuirlo a actividades más útiles y urgentes, como la realización de una obra de la Postgrado.
Para ayudar, RescueTime permite que algunas de las opciones se bloqueen mientras realmente trabaja. Genial, ¿no?
6. Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro ya es conocida por muchas personas entre las herramientas de gestión del tiempo, pero siempre es bueno citarla. Después de todo, el éxito en su implementación es tan grande que cada vez más aplicaciones hacen uso de su prerrogativa para apoyar a aquellos que han tenido dificultades para administrar sus horas del día.
En el método, la idea es dividir los flujos de trabajo de la obra en pequeños bloques en los que la concentración debe ser total. Para ello, se recomienda utilizar un cronómetro con el fin de dedicarse por completo durante 25 minutos, el llamado período Pomodoro. Después de eso, se puede tomar un descanso de 5 minutos.
Después de 4 ciclos, la recomendación es tener un intervalo más largo de 15 a 30 minutos. De esta manera, es más fácil prestar atención y dedicarse sin sufrir a esa actividad que no has podido completar durante días.
7. Google Keep
Con el exceso de información al que todo el mundo tiene acceso hoy en día, es normal sentir cansancio o incluso tener la impresión de que no será posible dar cuenta de todo. Sin embargo, con la ayuda de aplicaciones como Mantener Google, puede ahorrar un poco de tiempo.
Al igual que otras aplicaciones presentadas en esta lista, su idea es recopilar información y cualquier dato necesario para realizar actividades rutinarias. Así, se hace posible descargar algo de lo que queda en la mente y mantener la calma ante un día a día problemático.
Para facilitar la vida de los usuarios, Keep también se integra con Google Drive y Docs, ya sea por teléfono inteligente o computadora personal, en un diseño que se refiere a post-its.
8. 5W2H
Comprender y planificar las actividades es esencial para tener éxito. Esta es la intención principal de esta metodología. Con unas siglas que, en un principio, parecen extrañas, la técnica ayuda en la gestión de tareas y en la comprensión de su importancia. Se basa en las siguientes directrices:
- qué se hará (what);
- por qué razón (why);
- donde (where);
- cuándo (when);
- por quién será realizado (who);
- cómo se hará (how);
- cuánto costará (how much).
¿Te das cuenta de que de las propuestas, 5 de ellas comienzan con la letra W, en inglés, y 2 con H? De ahí el acrónimo 5W2H! De esa manera, ni siquiera parece tan complicado, ¿verdad? Para responder a estas preguntas, debe pensar detenidamente y, por supuesto, registrar las respuestas en una hoja de cálculo, preferiblemente en línea, para que tenga acceso siempre que lo necesite.
9. MeisterTask
¿Alguna vez has oído hablar de un mapa mental? Esta técnica consiste en enumerar una palabra clave importante (por ejemplo, «estudiar tal tema» o «proyecto X») y, a partir de ella, crear ramas. A continuación, puede introducir qué objetivos o referencias están relacionados con estos términos. Al final del día, hay un flujo completo de actividades.
Además, la aplicación te permite seleccionar actividades duplicadas, relacionadas o bloqueadas al recibir una notificación cuando se hayan completado. Si necesita compartir información y / o tareas con compañeros de trabajo o la universidad, esta herramienta es ideal porque permite una comunicación eficiente en el entorno en línea.
Para acceder a la MeisterTask, puede usar el escritorio de su computadora o las aplicaciones de Android o iOS. Con la versión gratuita, puede disfrutar de las mejores funciones sin problemas. Pero si quieres ir más allá y recibir informes completos sobre tus actividades, simplemente contrata el plan, que tiene un valor muy asequible.
10. Trello
Al igual que MeisterTask, el Trello utiliza el modelo kanban para organizar tareas, ya sean relacionadas con el trabajo o con el estudio. Puede crear tarjetas (o tarjetas) y moverlas entre columnas, que pueden mostrar las actividades a realizar, las que están en curso y las que se han completado.
Para acelerar su tiempo y aumentar su productividad, la herramienta también le permite insertar imágenes y documentos en las tarjetas. Así que si necesitas consultarlos en el futuro, con unos pocos clics ya puedes encontrarlo en Trello. Si quieres compartir el proyecto con otros, existe esta posibilidad.
El servicio se puede utilizar en el navegador de su computadora, pero también está disponible para su descarga en versiones de escritorio, Android e iOS. Con este pratpuede abrir las tarjetas del dispositivo si lo encuentra más adecuado para su rutina.
11. Matriz GUT
Es posible que te estés preguntando, «¿otra metodología con un nombre extraño?». Pero cuando descubras la funcionalidad de GUT Matrix, te darás cuenta de lo esencial que es en varios sectores de la vida, especialmente para aquellos que se sienten tan perdidos ante tantas cosas que hacer que no pueden tomar decisiones con tranquilidad.
Esta herramienta consiste en crear una tabla de prioridades, que también se puede hacer a mano o en una de las funciones de la hoja de cálculo en línea. En este ejercicio, se debe analizar la gravedad, urgencia y tendencia (de ahí el intestino) de las actividades, colocando un peso de 1 a 5 —1 menos grave y 5 más preocupante en estos términos.
Aunque es difícil, dado el exceso de datos y estímulos a los que se enfrenta cada persona a diario, es posible utilizar herramientas de gestión del tiempo para mejorar su rutina. Con la dedicación y la correspondencia que necesitas, encontrarás unos minutos más en tu día para hacer lo que necesitas y, por supuesto, ¡lo que te gusta!
