¿Alguna vez te has preguntado dónde estás tu productividad ¿Todos los días? ¿Pasas todo el día haciendo varias actividades, algunas incluso al mismo tiempo, y sin embargo, al final del día tienes la impresión de que no hiciste nada? ¿O que el día pasó demasiado rápido y no tuviste tiempo suficiente para hacer todo lo que habías planeado? ¿O ve aumentar su lista de demandas, sin darse cuenta de todos los elementos? Es innegable que con el aumento del trabajo de oficina en casa durante la pandemia, las personas tienden a hacer más actividades al mismo tiempo porque están en casa, probablemente tengan más distracciones a lo largo del día. Se sienten más cómodos en casa que si estuvieran en el entorno corporativo.
A pesar de que te sientas más cómodo en la oficina en casa, esto no refleja necesariamente que el profesional esté más relajado. Por el contrario, puede sentirse aún más cansado y estresado cuando busca el éxito en la realización de sus actividades profesionales. Estos sentimientos o comportamientos suelen percibirse más cuando el profesional extrapola las horas de trabajo al ver acumularse sus actividades, o cuando hay exceso de trabajo para completar sus demandas, o cuando surge alguna dificultad o limitación, ya sea técnica o incluso consiguiendo una mayor concentración para trabajar a distancia.
Incluso quienes actúan de forma presencial, sobre todo en medio de la pandemia, en la que lleva más de un año extendiéndose, también están más agotados, un sentimiento que ya apunta a ser colectivo, ya sea emocionalmente, o por la presión de mantener su puesto de trabajo. En medio de tantos despidos y cierres temporales de diversas actividades económicas para hacer frente a la propagación del Covid-19, hay tensión e inseguridad de cuándo se normalizará realmente todo esto.
Lamentablemente lo que le sucede a la mayoría de las personas en estas situaciones, es entrar en modo piloto automático y ver su realidad de demandas convertirse en una bola de nieve asociando entre las causas principales o centrales de sus problemas, la falta de tiempo. Lo que muchos aún desconocen es que pueden revertir esto aprendiendo a poner en práctica la gestión del tiempo. El tiempo sigue pasando, incluso cuando nos detenemos «rápidamente» en una parada inocente para leer correos electrónicos, para atender las interrupciones de los compañeros para resolver otras actividades, así como responder o hacer llamadas, videollamadas y tantas otras demandas que surgen inesperadamente. Esto causa la impresión de que trabajaste todo el día, pero en muchas horas estarías produciendo, acabarías «desperdiciado», o teniendo otras prioridades más urgentes.
Créeme, hay una manera comprobada de revertir esta situación. Si desea comprender de una vez por todas qué factores «roban» la productividad en su trabajo o empresa, aquí le mostramos cómo identificarlos y qué hacer para superarlo de manera productiva y efectiva. Identifique lo que puede obstaculizar la productividad dentro de una empresa u oficina en casa. Razones más frecuentes que pueden dificultar la entrega de tareas a tiempo y cómo evitar tales retrasos:
1) Revisa correos electrónicos y redes sociales constantemente
Internet, sin duda, es un inmenso facilitador para cualquier negocio. Sin embargo, precisamente porque su accesibilidad está en la palma de la mano, a través de un smartphone, hay que tener mucho cuidado con todas estas facilidades, para que no se conviertan en villanos de ingresos, sobre todo para aquellos que suelen consultar todas las notificaciones que entran, interrumpiendo así el foco en el trabajo. Para evitar que esto suceda, la mejor alternativa es desactivar las notificaciones de recepción de mensajes, ya que esto reduce la ansiedad de dar solo ese «chequeo rápido», que termina extendiéndose más tiempo.
Otro consejo es establecer una hora para verificar y responder a los correos electrónicos. Así, evitas interrupciones y aseguras una mayor optimización de tu tiempo.
2) No tener control de las reuniones
Las reuniones suelen ser importantes para la alineación en todos los tipos de negocios. Pero cuando tienen un rendimiento excesivo, o cuando no son objetivos o se extienden más allá del tiempo requerido, pueden tener el efecto contrario:
- Perjudican la fluidez de las actividades.
- Crean estrés entre los empleados.
- Causan pérdida de concentración.
- Afectan a la calidad del trabajo.
Es decir, no siempre celebrar muchas reuniones significa que los problemas de la empresa se resuelven de manera efectiva. Las reuniones breves y bien planificadas son capaces de establecer metas o resolver algunos pendientes. Trata siempre de transmitir tus ideas de forma objetiva y clara. No es la cantidad de ideas y reuniones, sino la calidad de ellos eso marcará la diferencia.
3) «Apagar incendios» constantemente
La necesidad de detener sus actividades para «apagar incendios», es decir, resolver problemas inesperados, se encuentra entre los principales «ladrones de tiempo». Interrumpe las actividades del profesional inesperadamente y no siempre son rápidas de resolver, lo que puede llevar aún más tiempo. Entre los principales hechos que conducen a este tipo de problemas se encuentran: Soluciones superficiales y la reaparición de los mismos problemas.
Por lo general, recaen sobre las mismas personas, interrumpiendo sus funciones. Otras actividades sufren interrupciones frecuentes, lo que perjudica el progreso a largo plazo.
Para solucionar esto, es importante que los directivos tengan en cuenta que, por sí solos, no podrán solucionarlo todo. Es importante capacitar a los empleados para que puedan asumir las tareas de manera competente. Cuando existe un buen sistema de delegación de competencias, cada empleado ya conoce su obligación de actuar o no, evitando que más personas paralicen sus desplazamientos. Otra directriz es seguir de cerca el desarrollo de las cuestiones pendientes, si se han cumplido a tiempo y de manera eficiente.
CONSEJOS – ¿Cómo optimizar la gestión del tiempo?
Aquí hay algunos consejos para aprovechar al máximo su tiempo de trabajo, optimizarlo y mejorar su productividad:
1) Adáptate a tu rutina
La primera medida es estudiar tu propia rutina e identificar los hábitos que mejor funcionan en tu caso. Si trabajas en la oficina en casa, tendrás más flexibilidad para elegir un momento para aprovechar tu pico de producción. Para aquellos que cumplen con horarios más estrictos, se necesita reeducación, eliminando las viejas costumbres que contribuyen a la caída de la productividad.
2) Utilice la tecnología a su favor
Aproveche la disponibilidad de diversas aplicaciones relacionadas con la optimización de las horas de trabajo. Estas herramientas pueden ayudar a mejorar su rendimiento. Echa un vistazo a algunos:
- Tiempo de rescate: Excelente para controlar cómo se gasta su tiempo. La aplicación realiza un seguimiento de sus pasos en entornos virtuales y aplicaciones instaladas en su teléfono móvil y registra el desarrollo de las actividades a lo largo del día. A partir de los datos recopilados, el programa muestrea e informa las acciones que roban su productividad. Esto facilita la estructuración de una gestión eficiente del tiempo.
- Recuerda la leche: Es un gestor de tareas que permite organizar todas las tareas con la creación de recordatorios, listas, horarios, programación de reuniones etc. El objetivo es evitar olvidar tareas y demandas, y ejecutarlas según la prioridad de cada una de ellas.
Cada vez más, saber equilibrar la carga de trabajo con una buena gestión del tiempo se convierte en una habilidad esencial en cualquier entorno profesional, ya sea en un entorno corporativo o en tu propia empresa. Esto se debe a que, cuando se suman, las pequeñas interrupciones se convierten en muchas horas de trabajo perdidas. Por lo tanto, además de mejores resultados, analizar lo que toma tu enfoque e implementar nuevos hábitos personales y profesionales, puede transformarte en un profesional seguro y mucho más productivo.
1) Técnica Pomodoro
Esta técnica es muy sencilla e ideal para las tareas más funcionales y básicas. La idea es dividir tu tiempo en periodos de 25 minutos, llamados «pomodoros». El nombre pomodoro significa «tomate» en italiano, recibió este nombre porque su creador utilizó un temporizador de cocina muy común en la década de 1980 y que tenía la forma de tomate. Por lo tanto, cuando se trabaja en estos períodos de 25 minutos, cada cuatro ciclos, debe tomar un descanso de 15 minutos para descansar. La atención debe centrarse en la productividad total del ciclo de 25 minutos.
Importante: Si surge algo más que necesitas hacer, no interrumpas lo que estás haciendo. Anote y verifique a continuación. Si ha terminado con anticipación, realice alguna tarea menor o vea sus correos electrónicos.
Recordar: No todas las técnicas de gestión del tiempo son buenas para todos. Las personas ansiosas pueden sentirse estresadas con la Técnica Pomodoro. Es ideal para personas que trabajan solas.
2) Técnica Zen to Done (ZTD)
Método de productividad creado por Leo Babauta, basado en el método GTD de organización personal, centrado en la ejecución de tareas. Esta técnica prioriza los cambios de hábitos, la sencillez y la ejecución de tareas. Si en GTD, el foco está en la eficiencia, en ztd están las prioridades. Se inspira en los principios del budismo zen, priorizando el minimalismo y el enfoque personal en el momento presente.
Son 10 paque se puede reducir en 4 pasos más importantes:
- Recopilar/Capturar: Anote cualquier tarea que surja;
- Proceso: Identificar lo que se debe hacer. Decida qué hacer, descartar, delegar, archivar o insertar como pendiente, como verá en el método GTD;
- Planifique: Defina las tareas más importantes para cada semana, las tareas más importantes (MIT) son las más importantes. Esfuércese por lograr un máximo de 3 MIT por cada día, y si le queda tiempo, realice tareas más pequeñas.
- Correr: Cancela cualquier distracción y concéntrate tanto como sea posible en cada uno a la vez.
Técnica de hacer las cosas (GTD)
GTD (Getting Things Done) es una metodología creada por David Allen, experto en métodos de productividad. Gtd se basa en cinco pasos:
- Capturar: Anote toda la información que tenga sobre sus tareas durante el día y luego sistematícelas.
- Aclarar: Tómese el tiempo para revisar cada una de las cosas que ha capturado;
- Organizar: Enumerar tareas organizadas para que puedas realizarlas o consultarlas;
- Reflexionar: Es la fase de planificación. Revisa tu sistema de tareas para que no olvides nada;
- Atractivo: Se trata de enfocarse en lo que debería estar haciendo, sin preocuparse por otros problemas. Tenga la seguridad de que lo que no está haciendo está bajo control porque ha establecido prioridades. Tranquilidad y control son conceptos principales en la metodología GTD.
