Con tantos compromisos, obligaciones y actividades, se ha vuelto común escuchar a muchos profesionales quejarse de que no importa cuán larga sea la jornada laboral, la demanda de todo difícilmente se puede satisfacer al 100%. Precisamente para este tiempo, muchos se preguntan cómo tener una gestión del tiempo y una productividad realmente eficientes, es decir, que realmente les ayude a lograr un mayor rendimiento y mejorar el rendimiento en el trabajo.
Pensando en ello, preparamos un post que aborda la relevancia de este tema, cuánto impacta en el crecimiento de tu carrera y cómo encontrar el equilibrio necesario. Para completar, hemos recopilado consejos para aumentar su producción y sugerencias para la organización de tareas y herramientas de planificación. ¡Sigue las siguientes líneas!
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo no es más que saber utilizarlo conscientemente para:
- aumentar los propios ingresos, haciéndolos más consistentes y prometedores;
- optimizar el desempeño de las tareas;
- reducir los niveles de estrés y ansiedad que se generan por retrasos, actividades dejadas para el último minuto, recargas etc.
Al fin y al cabo, se trata de aprender a tener más control sobre la rutina personal y profesional, a (re)conocer cuáles son tus prioridades y, romper, a estar preparado para afrontar no solo los retos, sino también los inesperados.
¿Cómo afecta la gestión del tiempo a la productividad?
El tiempo es el recurso principal y más importante con el que contamos diariamente para llevar a cabo nuestras actividades. Sin embargo, cuando no lo manejas adecuadamente o lo desperdicias con frivolidades a lo largo del día, se vuelve casi imposible tener disciplina, puntualidad y eficiencia en tu tarea pendiente.
Como resultado, te conviertes en una persona menos responsable, incapaz de comprometerse con algo y, la principal, con baja productividad. Todo ello es capaz de arañar tu imagen en el entorno corporativo y también de poner en jaque tu credibilidad, tu competencia y tu compromiso con la empresa, comprometiendo tu éxito profesional.
¿Cómo combinar la gestión del tiempo y la productividad?
Para lograr la gestión del tiempo y la productividad de forma conjunta, es necesario ejercer el autoconocimiento, es decir, es pertinente comprender cuáles son sus características positivas y, principalmente, sus limitaciones.
Muchas personas, por ejemplo, tienen un período del día en el que son mucho más activas y, en consecuencia, producen en mayor cantidad por razones orgánicas, el llamado reloj biológico. Si ese es tu caso, es una gran idea aprovechar este momento y usarlo a tu favor.
Además, es importante entender e identificar cómo es tu entrenamiento para el trabajo que realizas, el nivel de facilidad con el que te distraes y con qué tareas tienes más afinidad y necesitas menos minutos/horas para realizarlas.
Finalmente, es crucial saber si planificar y organizar sus actividades para administrar adecuadamente el tiempo y encontrar el equilibrio deseado.
¿Cuáles son los mejores consejos para una mayor productividad en el trabajo?
Hasta ahora, ha visto cómo la gestión del tiempo puede afectar positiva o negativamente su productividad. Sin embargo, debes estar preguntándote cómo evitar la procrastinación, hacer que tu ritmo de trabajo sea más eficiente y, con eso, ser un profesional más productivo y diligente, ¿verdad?
Bueno, ¡no te preocupes! A continuación, hemos reunido 10 consejos para poner en práctica dónde actúas que te ayudarán a lograr ese objetivo. ¡Comprobar!
1. Organiza tu estación de trabajo
Para empezar, organice su estación de trabajo. Después de todo, un lugar desordenado no solo estimula la procrastinación, sino que también dificulta el desempeño de sus funciones y aún así causa una mala impresión en sus colegas y supervisores. ¡Así que recuérdalo!
Use carpetas para almacenar documentos y artesanías, coloque papelería en cajones, use cajas organizadoras para el correo y elimine los archivos que ya no usa. Se trata de medidas sencillas que tienen unos costes muy bajos, pero que son capaces de provocar un gran cambio en tu escritorio e incluso inspirar a tus compañeros.
2. Pon fin a las distracciones a tu alrededor (y en tu escritorio)
¿Organizó su estación de trabajo? Muy bien. El siguiente paso es eliminar todas y cada una de las distracciones, ya sea que esté frente a ti (en la mesa), ya sea que esté a tu alrededor. Algunos ejemplos son auriculares, teléfono celular conectado a Internet, tazas y tazas de colores, mural post-its, figuras de acción, recuerdos de viajes, esculturas, dulces y tabletas, etc.
Por más triviales e inocentes que parecen, todas estas cosas son capaces de dispersar tu atención durante largos minutos justo en el momento en el que más necesitas estar concentrado y dar el máximo de ti mismo. El resultado, por supuesto, no podía ser otro: acabas procrastinando y retrasando todos tus deberes.
3. Crea una lista de verificación de prioridades diarias
Tan pronto como llegas al trabajo y ya te encuentras con diversas actividades para realizar, ¿qué te hace sentir perdido y no saber por dónde empezar? Así que nuestro tercer consejo será bastante útil: crear una lista de verificación de prioridad diaria. En él, colocarás todas tus obligaciones por orden de importancia según el nivel de dificultad y/o plazos de entrega del servicio.
Así, será posible organizar tu rutina de trabajo y evitar problemas con el cumplimiento de plazos y con la vieja costumbre de hacer primero solo las cosas más simples, cortas y fáciles y posponer el resto.
4. Haz una tarea a la vez
Por mucho que desee optimizar el tiempo y avanzar en sus tareas, no caiga en el error de intentar realizar dos o más al mismo tiempo. Tenga en cuenta que al hacerlo, su atención se divide y su rendimiento, en lugar de mejorar, simplemente retrocede (¡y mucho!).
En otras palabras, no puede concentrarse lo suficiente en ninguna de las actividades, su línea de razonamiento se rompe constantemente y los famosos «blancos» ocurren con más frecuencia, lo que interrumpe aún más su ritmo de trabajo.
De ahí que no sea difícil imaginar que el resultado final, aún con todo el esfuerzo empleado, se quedará corto de lo deseado, comprometiendo su estabilidad en el puesto que ocupa y su plan de carrera dentro de la empresa.
5. Divide la responsabilidad con tu equipo
¿Alguna vez has escuchado ese dicho de que «no quiero abrazar el mundo con tus piernas»? Bueno, a partir de hoy, él debería ser parte de tu rutina. Después de todo, por mucho que quieras mostrar proactividad, autonomía y dedicación a la empresa, nunca es una buena idea asumir la responsabilidad de diferentes tareas solo.
Con esta costumbre, te sobrecargas de obligaciones, trabajas dos veces y, para colmo, corres más riesgos de críticas y sanciones si algo sale mal bajo tu supervisión. Así que aprende a trabajar en equipo, compartiendo citas y roles con tus colegas. Este consejo también es una gran táctica para integrarse mejor con la industria y generar empatía con el otro.
6. Establece una hora del día para leer y responder a los correos electrónicos
El sexto consejo es muy simple: evita el hábito de revisar tu correo electrónico cada cinco minutos para ver si hay algo nuevo. Sin quererlo, lo conviertes en una distracción y terminas gastando un tiempo precioso que podría usarse mejor para otras actividades. Por lo tanto, es ideal verificarlo en horarios predeterminados para leer y responder a nuevos mensajes. Por ejemplo:
- a las 8:00 a.m., antes del inicio de la jornada laboral;
- a la 1:00 p.m., después de regresar de la hora del almuerzo;
- a las 6:00 p.m., antes de cerrar la oficina.
7. Usa dos monitores para optimizar tus actividades
Si trabajas todo el día escribiendo, llenando hojas de cálculo, manipulando imágenes y videos, o jugando con gráficos e interfaces de software, considera usar no solo un monitor en el trabajo, sino dos. La razón de esto es que mejoran el uso del tiempo mientras realizan tareas.
Después de todo, puedes ejecutar dos o más programas al mismo tiempo sin tener que cambiar entre sus pestañas y aún puede usar una pantalla para consultar información (archivos, documentos virtuales, etc.), mientras que el segundo realiza algo diferente (como acceso a Internet o edición de texto).
8. Utiliza la técnica Pomodoro
Además de los consejos que ya hemos presentado, utiliza la técnica Pomodoro para aumentar tu concentración. Es muy sencillo y fácil de poner en práctica. Todo lo que necesitas es definir cuatro ciclos de 20 o 25 minutos en los que te dedicarás exclusivamente a una actividad sin parar por nada.
Cada vez que completes un ciclo, puedes tomar un descanso de cinco minutos para comer algo, sofocar el tuyo o ir al baño, por ejemplo. Cuando los completes todos, te tomas un descanso más largo que durará 20 o 25 minutos. En ese momento, puedes hacer cualquier cosa para distraerlo y ayudarlo a descansar. Véase, a continuación, cómo debería ser este esquema:
- 1er ciclo – 20/25 minutos;
- pausa #1 — 5 minutos;
- 2º ciclo — 20/25 minutos;
- pausa #2 — 5 minutos;
- 3er ciclo – 20/25 minutos;
- pausa #3 — 5 minutos;
- 4º ciclo – 20/25 minutos;
- pausa 4 – 20/25 minutos.
Esa es una táctica que existe desde la década de 1980 y tiene un fuerte apoyo mundial porque permite que el cerebro se trabaje como un músculo a través de períodos intercalados de enfoque absoluto y relajación. Por lo tanto, las neuronas alcanzan picos operativos, pero no se usan hasta el agotamiento, lo que generalmente causa fatiga mental, pereza, dolor de cabeza, etc.
No por nada, es ampliamente utilizado por estudiantes universitarios, como estudiantes de escuelas de negocios, cuando estudian para exámenes, competiciones, TCC y más.
9. Adopta el método GTD
Además de la técnica Pomodoro, existe el método Getting Things Done (o GTD, como se le llama popularmente). Consta de cinco pasos que deben adoptarse en tu rutina para que reduzcas el estrés y la ansiedad, y seas más productivo, organizado y resiliente. Echa un vistazo a continuación a lo que son:
- captura: en el primero, enumera todas sus obligaciones y tareas pendientes para asegurarse de que no está olvidando nada;
- procesamiento: entonces es el momento de analizar cada una de estas tareas e identificar cuáles requieren atención inmediata y cuáles conciernen al futuro— y pueden retrasarse para que no sufras de antemano;
- organización: en el tercer paso, organiza las actividades de acuerdo con los proyectos, las métricas establecidas, los proveedores o los tiempos de entrega que comparten, poniéndolos en orden como si fuera un briefing;
- revisión: en esta etapa, revisa lo que se ha procesado y organizado para asegurarse de que no se hayan omitido datos y para actualizar la información necesaria, especialmente aquellas tareas relacionadas con las finanzas;
- Acción: finalmente, es hora de ensuciarse las manos y cumplir con cada uno de los trabajos definidos, asegurándose de que no haya distracciones a su alrededor, y a su alrededor es solo el material que se utilizará para lograrlos.
10. Aprende cómo decir «no» cuando lo necesites
Finalmente, por difícil que sea, sepa cómo decir «no» cuando tenga que hacerlo. Esto se debe a que muchos profesionales tienen miedo de negarse a realizar ciertas tareas por temor a la reacción del jefe y cómo esto puede afectar su futuro dentro de la organización.
Sin embargo, mucho peor es que asumas una determinada función aun sabiendo que no sabes lo que vas a hacer, que no te das cuenta o ni siquiera entregarás un resultado satisfactorio (o en el tiempo dado). Por lo tanto, cuando ocurran tales situaciones, no tenga miedo de imponerse, sea franco y negocie con su supervisor.
Ciertamente, entenderá su lado y apreciará su honestidad, porque los buenos gerentes saben que los empleados que acumulan tareas que no son de su competencia sufren con baja productividad, y esto, en consecuencia, afecta el rendimiento y los buenos resultados del sector.
¿Cuáles son las principales herramientas para la gestión del tiempo y la productividad?
Para cerrar nuestra publicación, hemos reunido algunas sugerencias de herramientas digitales que se pueden usar tanto en su computadora como en su teléfono inteligente para ayudarlo a poner en práctica su gestión del tiempo y productividad.
Manténgase atento a todos ellos y vea cómo cada uno puede contribuir a aumentar sus ingresos, autodisciplina y su organización en el trabajo.
Trello
La primera es Trello, una plataforma en la que desarrollas flujos de trabajo, planificas tareas, creas recordatorios de plazos a cumplir, etc. Además, ofrece conexión a Google Drive, lo que facilita la integración y el acceso a tus archivos virtuales a la hora de producir para diferentes proyectos.
Sin embargo, el gran diferencial de la misma es la posibilidad de configurar listas de verificación de actividades pendientes a las que se puede acceder tanto por el ordenador como por el smartphone.
Esto optimiza el seguimiento de sus tareas diarias y puede compartir sus ingresos individuales con colegas o supervisores, ya que Trello permite que otros accedan como miembros o participantes directos de cada tarea.
Está disponible para iOS y Android.
Evernote
Evernote es una aplicación que ha ganado miles de usuarios porque es un espacio virtual diseñado para aumentar el enfoque y el rendimiento de quienes la utilizan. Para ello, cuenta con gestión de proyectos interna (con empleados de la industria) y externa (con clientes/proveedores), bloc de notas para ideas sobre cómo organizar su trabajo, registros de actividades en curso, recursos para el uso de Internet, etc.
¡Y no termina ahí! Va más allá e incluso ofrece una función de estación de trabajo compartida para las actividades del equipo. Así, cada colega conoce el progreso del otro y puede predecir posibles retrasos. Ah, y lo mejor de todo: todo esto se puede acceder tanto en línea como offlIne.
También disponible para iOS y Android.
Google Calendar
Google Calendar es una herramienta con diseño minimalista e intuitivo que facilita la creación de una agenda virtual en la que marques citas, reuniones y actividades que realizarás en el futuro, organizando y planificando tu rutina con antelación.
Lo bueno es que, debido a que está disponible por Google, hay una integración completa con Gmail. Con esto, los correos electrónicos que informan sobre eventos corporativos, tareas, conferencias, talleres y similares se migran automáticamente a él. Así, se pueden establecer recordatorios o advertencias en función de la relevancia de cada uno.
Otro diferencial de Google Calendar es que tienes cómo establecer objetivos personales y/o profesionales para aumentar tu productividad semanal y evitar la acumulación de tareas pendientes.
También disponible para iOS y Android.
Wunderlist
Otra sugerencia de aplicación es Wunderlist, que le permite enumerar todas sus tareas no hechas en carpetas, indicar su fecha límite y determinar un período de tiempo para completarlas. A partir de ahí, te centras en ellos para cumplir con los plazos y puedes crear notificaciones para todos tus dispositivos electrónicos, que te recuerdan la importancia de no retrasar nada.
Un segundo punto positivo es que puede incluir notas, comentarios, recordatorios y contenido web directamente en las tareas. Por no hablar, por supuesto, de la posibilidad de compartir tu esquema de actividades.
También disponible para iOS y Android.
StayFocusd
StayFocusd, a su vez, no es una aplicación o programa, sino una extensión desarrollada específicamente para Google Chrome, que está presente en aproximadamente el 66,87% de las PC en todo el mundo, según un informe de techradar.
Es muy útil para quienes trabajan frente a la computadora porque limita el tiempo de acceso diario a sitios que no están relacionados con tu trabajo, es decir, aquellos que terminan sirviendo únicamente como fuente de distracción (Facebook, Youtube, Netflix, entre otros), haciendo que protejas tus obligaciones.
Al descargarlo, puede determinar cuántos minutos por día puede navegar a cada uno de ellos (10, 15 o 30 minutos, por ejemplo). Por lo tanto, si insiste en tratar de exceder este tiempo preestablecido, todas las páginas se bloquean y se liberan solo al día siguiente. Con esto, se vuelve más fácil centrarse en lo que realmente importa: sus tareas.
TimeDoctor
TimeDoctor es una herramienta de gestión del tiempo y la productividad diseñada específicamente para aquellos cuya función es supervisar o administrar un negocio, independientemente de lo grande que sea. La razón de esto es simple: tiene dos características importantes.
El primero es el seguimiento completo de todo el equipo, indicando el tiempo que cada empleado realmente dedica al trabajo, la frecuencia de los descansos, que hacen un mejor uso del trabajo remoto o la oficina en casa, etc.
El segundo es el seguimiento del trabajo desarrollado con clientes, socios y/o proveedores. Para ello, proporciona informes que indican cuáles de ellos necesitan más empleados simultáneamente, cuáles requieren más refinamientos, quiénes son los que solicitan más reuniones y desarrollo de agendas, etc.
A partir de esto, tienes datos concretos que te ayudarán a mantener a tu equipo productivo y cumpliendo objetivos y, sobre todo, facilitarán la reestructuración de equipos para atender proyectos más complicados sin retrasar sus demandas.
Salpinx
Salpinx, por su parte, es una plataforma para la gestión de plazos de proyectos que cuenta con una funcionalidad muy interesante: control de nivel de ociosidad X el tiempo de trabajo efectivo. En la práctica, le permite tener un informe completo del uso de su computadora, que señala cuántos minutos ha dedicado a cumplir con sus tareas, leer y responder correos electrónicos o navegar por páginas con contenido aleatorio.
Además, te permite identificar qué actividades han requerido más tiempo de resolución, aquellas que se interrumpen con más frecuencia, las que sufren más reapariciones, e incluso si dejas tu PC inactivo durante largos periodos.
Así, podrás revisar qué hábitos nocivos están perjudicando tu productividad y adoptar una postura más profesional en el entorno laboral.
Como has visto, optimizar la gestión del tiempo y la productividad no es imposible. Por el contrario, basta con entender cómo funciona esto en la práctica y hacer algunos cambios de hábitos nocivos que dificultan su rendimiento. De esta manera, es posible ser más eficiente en el trabajo y lograr la progresión profesional deseada. ¡Así que asegúrate de seguir nuestros consejos!
